سياسة الخصوصية

1. المعلومات التي نجمعها

1.1 المعلومات التي تقدّمها مؤسستكم

عند إعداد FlowzIQ، يهيّئ مسؤول مؤسستكم (أو نهيئ نحن بالنيابة عنكم):

• حسابات المسؤولين: الاسم والبريد الإلكتروني وكلمات المرور المُشفَّرة (Hashed) وعوامل المصادقة الثنائية وادّعاءات SAML للموظفين الذين يديرون المنصّة.
• ملف المؤسسة: اسم المؤسسة والمنطقة ومجالات الاهتمام ومعلومات التواصل التي يستخدمها الوكلاء وواجهة إدارة الترخيص.
• تهيئة مسارات العمل: إعدادات شخصية الذكاء الاصطناعي وعتبات التصعيد وقوائم سماح التطبيقات المرتبطة لكل وكيل والبرامج والخدمات (كالمواعيد والسياسات والأسئلة الشائعة) التي يستند إليها الوكلاء.
• التواصل مع FlowzIQ: طلبات الدعم ومراسلات العقد وأي بيانات يتم مشاركتها أثناء التهيئة أو حلّ المشكلات.

1.2 المعلومات المجمعة تلقائياً

حين يتفاعل الطلاب أو الموظفون مع بيئة العمل، تسجل FlowzIQ:

• بيانات المحادثات: سجل المحادثات ومراسلات البريد الإلكتروني ورسائل وتعليقات وسائل التواصل التي تعالجها مسارات العمل ومحفوظات الصوت وردود الوكلاء.
• معلومات الجهاز: المتصفح وعنوان IP ومُعرِّف الجلسة لأغراض الأمان والحدّ من معدل الطلبات.
• سجلّات التشغيل: تنفيذات مسارات العمل وقرارات الذكاء الاصطناعي وتحليل المشاعر وأسباب التصعيد وطلبات الربط مع التطبيقات والطوابع الزمنية، تظهر للمسؤولين في سجل التدقيق.
• ملفات تعريف الارتباط: ملف جلسة لتسجيل الدخول. ولا يُضبَط أي ملف للتحليلات أو للإعلانات (القسم 7).

1.3 المعلومات من الخدمات المتصلة

حين تربط مؤسستكم القنوات ومصادر بيانات نظام معلومات الطلاب، تخزّن FlowzIQ:

• رموز وصول القنوات لفيسبوك وإنستغرام وواتساب (مُشفَّرة في حال السكون باستخدام AES-256-GCM).
• مُعرّفات الصفحات/الحسابات المتصلة وأسماؤها وعناوين IMAP/SMTP لقنوات البريد الإلكتروني.
• الرسائل الموجَّهة للطلاب والتعليقات والمقاطع الصوتية وسجلّات نظام معلومات الطلاب التي تَمَّت تهيئة مسار العمل لمعالجتها.

1.4 المعلومات التي يجمعها موقع flowziq.com

تُدير FlowzIQ هذه الصفحات بنفسها لا عبر مؤسسة تعليمية. ويجمع عنصران في هذا الموقع بيانات شخصية، وتكون FlowzIQ هي المتحكّم بها في الحالتين:

• نموذج التواصل: يُحفَظ الاسم والبريد الإلكتروني للعمل ورقم الهاتف واسم المؤسسة والدولة وأي رسالة ترسلونها في قاعدة بيانات FlowzIQ نفسها، وتصل نسخة منها إلى فريق المبيعات لدينا. ونستخدمها للرد على استفساركم ومتابعته؛ ولا نبيعها ولا نمرّرها إلى طرف آخر لأغراضه التسويقية.
• مساعد المحادثة في هذا الموقع: هو بيئة عمل FlowzIQ نشغّلها نحن، إذ يُحفَظ ما تكتبونه فيه محادثةً في قاعدة بياناتنا ويصل إلى مزوّد الذكاء الاصطناعي المضبوط لتلك البيئة ليولّد الرد. كما يحتفظ بمُعرِّف جلسة في تخزين الجلسة بمتصفحكم ليبقى سياق المحادثة عند تنقّلكم بين الصفحات، ويُمحى هذا المعرّف عند إغلاق التبويب.

ونظراً لأن بيئة عمل FlowzIQ ذاتية الاستضافة، تُحفَظ كل البيانات المذكورة في البنود من 1.1 إلى 1.3 في قاعدة بيانات مؤسستكم وحدها لا على خوادم FlowzIQ، ولا نستلم منها أي نسخة. ويستثنى من ذلك البند 1.4، إذ يخص ما يجمعه هذا الموقع التسويقي مما نحتفظ به نحن.

2. كيفية استخدام البيانات

تستخدم مؤسستكم البيانات لتشغيل المنصّة. تحديداً:

• تشغيل مسارات عمل التواصل الطلابي بالذكاء الاصطناعي الذي تَمَّت تهيئته.
• توليد الردود والتصعيد للحالات التي تتطلب تدخلاً بشرياً وتوجيه الرسائل إلى الفريق المناسب وفق قواعدكم.
• حفظ سجل التدقيق وسجلّات الموافقة التي تثبت الامتثال للمدقّقين وللطلاب أنفسهم.
• إرسال إشعارات تقنية وتنبيهات أمنية ومُلخَّصات تشغيلية للمسؤولين.
• الاستجابة لطلبات الدعم ضمن نطاق ما يُتيحه المسؤولون صراحةً.
• إظهار تحليلات إجمالية للمسؤولين حول زمن الاستجابة والمشاعر ومعدل التصعيد وعدد المرات التي أجاب فيها الوكيل أو حوّل المحادثة.
• كشف إساءة الاستخدام ومنعها، والحدّ من محاولات تسجيل الدخول الفاشلة، وتسجيل كل نداء لأداة اتصال ونتيجته في سجل التدقيق، بما في ذلك ما ترفضه بوابة الثقة.
• الامتثال للقوانين المعمول بها في نطاقكم القضائي (GDPR وFERPA حيثما ينطبقان وقوانين حماية البيانات الشخصية السارية على مؤسستكم).

3. المشاركة والمعالجون الفرعيون

FlowzIQ ذاتية الاستضافة على بنيتكم التحتية، لذلك لا تخرج بيانات الطلاب من مؤسستكم في الأحوال العادية. الاستثناءات موثَّقة أدناه.

3.1 مزوّد الذكاء الاصطناعي (تختاره مؤسستكم)

مزوّد الذكاء الاصطناعي: تُولَّد الردود وتُفهرس قاعدة المعرفة ويُحوَّل الكلام إلى نص والنص إلى كلام وتُقرأ المستندات المرفوعة بنماذج ذكاء اصطناعي، إذ تُضبَط كل وظيفة من هذه الوظائف على حدة داخل بيئة العمل الخاصة بكم في صفحة نماذج الذكاء الاصطناعي ضمن الإعدادات. ويستلم المزوّد المختار لكل وظيفة ما تعالجه تلك الوظيفة وحدها؛ أي نصوص المحادثة وأوامر التوجيه للردود والمادة التي تفهرسونها للاسترجاع والتسجيلات الصوتية للتفريغ وصور المستندات للقراءة. أما المزوّد نفسه وموضع نقطة وصوله داخل شبكتكم أو خارجها فتحدّدهما إعدادات بيئة العمل لديكم ويظهران في الصفحة نفسها؛ إذ تختار مؤسستكم المزوّد ولا ترتبط المنصّة بواحد بعينه. وتخضع حركة البيانات في وضع المفاتيح الذاتية لعقدكم مع المزوّد الذي اخترتموه. أما في وضع المفاتيح المُدارة من FlowzIQ فتُنشئ FlowzIQ مشروعاً مخصصاً لمؤسستكم بسقف فوترة صارم لدى المزوّد ولا يصل المشغّل إلى أوامر التوجيه الخاصة بكم ولا إلى الردود. ولا يخرج من شبكتكم شيء في أي وظيفة تُوجَّه إلى نموذج يعمل على أجهزة مؤسستكم ولا يشارك فيها طرف ثالث.

3.2 بوابات قنوات الاتصال

تُسلَّم الرسائل الصادرة عبر Meta (فيسبوك وإنستغرام وواتساب على رقم الأعمال الخاص بمؤسستكم) أو خادم SMTP الخاص بمؤسستكم (للبريد) أو واجهة المحادثة المباشرة المستضافة لديكم. تستلم كل بوابة الرسالة المطلوبة فقط لتسليمها.

4. الأمان

يشفّر FlowzIQ رموز المصادقة (OAuth) وأسرار TOTP ومفاتيح توقيع روابط الاستدعاء الآلية (Webhooks) ومفاتيح SAML الخاصة باستخدام AES-256-GCM في حال السكون. ويدعم الدخول الموحّد عبر SAML 2.0 بوضع مختلط (كلمة مرور + SAML) ليحتفظ المسؤول بطريقة دخول احتياطية. ويحفظ الجلسات على الخادم بعلامة httpOnly ويسجل محاولات الدخول الفاشلة ويقيّد عداد الفشل لكل عنوان IP محاولات الاختراق.

5. الاحتفاظ

تحدد مؤسستكم سياسة الاحتفاظ بمحفوظات المحادثة والمقاطع الصوتية وسجلات التدقيق. ويُضاف إلى سجل التدقيق ولا يُعدَّل، إذ يوثَّق يومياً بسلاسل التجزئة (Hash Chain) لكشف أي تلاعب. كما يُضاف إلى سجل الموافقات ولا يُعدَّل؛ فيُقيَّد سحب الموافقة صفاً جديداً بدلاً من حذفها.

6. حقوق الطلاب / أصحاب البيانات

لا تمتلك FlowzIQ بيانات الطلاب ولا تصل إليها مباشرة؛ وتعمل مؤسستكم بصفتها المُتحكِّم بالبيانات (Data Controller) بموجب القوانين المعمول بها (مثل GDPR، FERPA، أو أنظمة حماية البيانات الإقليمية). ولمساعدة مؤسستكم في تنفيذ حقوق الطلاب، توفر واجهة إدارة FlowzIQ الإمكانات التالية:

• الوصول: الاطّلاع على كل الرسائل وقرارات الذكاء الاصطناعي المرتبطة بطالب.
• التصدير: تنزيل البيانات المرتبطة بطالب بصيغة قابلة للنقل، وهي سجل تواصله وسجل موافقاته ومحادثاته على المحادثة المباشرة وإنستغرام وفيسبوك والبريد الإلكتروني. أما محادثات واتساب فلا يشملها التصدير بعد.
• الإزالة: طلب حذف نهائي يُنفَّذ عبر مهمّة يومية بعد فترة السماح المحددة.
• التصحيح والاعتراض: يستطيع الطلاب سحب موافقتهم على التسجيل الصوتي أو معلومات الدليل في أي وقت؛ يُسجَّل ذلك كصفّ جديد في سجل الموافقات.

7. ملفات تعريف الارتباط

يُعيّن flowziq.com ملف تعريف ارتباط لتسجيل الدخول، كما يحتفظ مساعد المحادثة الموصوف في البند 1.4 بمُعرِّف جلسة في تخزين الجلسة بمتصفحكم؛ ولا يُستخدَم أيٌّ منهما في الإعلانات ولا في تتبّعكم عبر المواقع الأخرى. ولا يُحمِّل الموقع أي أدوات تحليل من طرف ثالث ولا يضبط أي ملف تتبّع. أما مؤسستكم فقد تُضيف قياساتها الخاصة إلى بيئة عملها، وينبغي وصف ذلك في إشعار الخصوصية الذي تقدّمه لطلابها.

8. التواصل

تُرسَل الأسئلة حول هذه السياسة أو حول كيفية تعامل FlowzIQ مع البيانات نيابةً عن مؤسستكم إلى [email protected]. للطلبات المتعلّقة ببيانات طالب بعينه، تواصلوا مع مؤسستكم مباشرةً، لا تصل FlowzIQ إلى بياناتكم ولا يمكنها تنفيذ طلبات على مستوى الطالب.