تتوزع المعرفة المؤسسية بين أنواع متعددة من المصادر، ولا يمكن التعامل معها جميعًا باعتبارها محتوى متشابهًا يمكن جمعه في مكان واحد ثم ترك الذكاء الصناعي يتولى الباقي. فالوثائق، والمواقع الإلكترونية، والمدخلات اليدوية، وقواعد البيانات تختلف في طريقة تنظيم المعلومات الموجودة فيها، وفي أساليب تحديثها، وفي الضوابط التي ينبغي تطبيقها عليها.

الأدلة الإجرائية والوثائق المؤسسية، مثل أدلة القبول واللوائح الأكاديمية والكتيبات الإرشادية، والتي تحتوي على معلومات مهمة يحتاج إليها الطلبة والموظفون على حدٍ سواء. لكنها قد تكون طويلة، أو توجد منها إصدارات متعددة، أو تكون المعلومات المهمة فيها موزعة بين أقسام مختلفة. لذلك، لا يكفي توفير هذه الوثائق لوكيل الذكاء الصناعي، بل ينبغي تنظيم محتواها وإتاحة المعلومات ذات الصلة بطريقة تساعده على استرجاعها عند الإجابة عن الأسئلة.

أما المواقع الإلكترونية، فقد تنشر المؤسسة معلوماتها على نطاقات متعددة وصفحات يتم تغيير محتوياتها باستمرار. وقد تجد المعلومات المتعلقة ببرنامج أكاديمي على موقع الكلية، بينما تظهر الشروط العامة على الموقع المركزي للجامعة، وتوجد التفاصيل الإضافية في صفحة منفصلة. ولا تقتصر المشكلة على جمع هذه الصفحات، بل تشمل كذلك تحديد الصفحات التي ينبغي إدراجها، والمحتوى الذي يجب استبعاده؛ مثل الأخبار أو الإعلانات، بالإضافة إلى الطريقة التي تضمن مواكبة التغييرات اللاحقة.

المعرفة التي لا تتجدد تفقد قيمتها أسرع مما تتوقع وقد تصبح مصدراً للخطأ

لنفترض على سبيل المثال، أن المؤسسة أضافت صفحات موقعها الإلكتروني إلى مصادر المعرفة المتاحة لوكيل الذكاء الصناعي، وأصبحت المعلومات المتعلقة بالبرامج ومواعيد التسجيل وشروط القبول متاحة للاسترجاع. بعد ذلك، تتغير مواعيد التسجيل، أو يتم تعديل شروط الالتحاق بأحد البرامج، بينما تظل نسخة المعرفة التي يعتمد عليها الوكيل محتفظة بالمعلومات السابقة.

في هذه الحالة، قد يقدم الوكيل إجابة تبدو متماسكة، بل قد تكون مطابقة تمامًا للمصدر الذي استرجع منه المعلومات، لكنها لم تعد صحيحة في الوقت الحالي. وهنا تظهر حقيقة مهمة: صحة المعلومة وقت جمعها لا تضمن صلاحيتها وقت استخدامها. لذلك، ينبغي التعامل مع المعرفة المؤسسية باعتبارها محتوى له دورة حياة ومراجعة، لا مجموعة من الوثائق والصفحات التي تُجمع مرة واحدة ثم تُترك دون متابعة.

ضوابط اختيار مصادر المعرفة لوكلاء الذكاء الاصطناعي

قد يجمع الموقع الالكتروني للمؤسسة التعليمية بين معلومات البرامج الأكاديمية، وشروط القبول، والخدمات الطلابية، وأخبار الأنشطة، والإعلانات المؤقتة، والصفحات التي لم تعد سارية. ومع أن هذه المحتويات قد تكون منشورة رسميًا، فإنها لا تؤدي جميعها الوظيفة نفسها، ولا ينبغي بالضرورة أن تدخل كلها ضمن المعرفة التي يعتمد عليها وكيل الذكاء الصناعي.

تخيّل نشر إعلان عن تمديد فترة التسجيل، ثم انتهت فترة التمديد، لكن الإعلان بقي منشورًا على الموقع. وبالتالي إذا استرجع الوكيل هذا الإعلان عند الإجابة عن سؤال حالي، فقد يوحي للطالب بأن التمديد لا يزال ساريًا. وقد تتكرر المشكلة مع أخبار المنح السابقة، والفعاليات المنتهية، والصفحات التي تخص أعوامًا دراسية سابقة، خصوصًا عندما لا يكون التاريخ أو السياق واضحًا بما يكفي.

كيف تساعد منصة FlowzIQ على إدارة مصادر المعرفة؟

لا تقتصر إدارة المعرفة على جمع المعلومات، بل تشمل مراجعتها وتحديثها والتحكم في الوصول إليها. تتيح منصة FlowzIQ التعامل مع أربعة أنواع من المصادر ضمن بيئة واحدة: الوثائق المؤسسية، والمواقع الإلكترونية، والمعرفة المضافة يدويًا، وقواعد البيانات المختلفة والمرتبطة بأنظمة معلومات الطلاب (Student Information System).

الوثائق المؤسسية: من المستندات إلى المعرفة

تستخرج المنصة محتوى الأدلة واللوائح والوثائق بمختلف صيغها، بما فيها الوثائق الممسوحة ضوئيًا، باستخدام تقنية التعرّف الضوئي على النصوص (OCR)، مع دعم العربية والإنجليزية. وتُنظَّم المعلومات في عناصر معرفية مرتبطة بمصادرها الأصلية، وتبقى مسودات حتى يراجعها فريق المؤسسة ويوافق عليها.

المواقع الإلكترونية: تحكّم في المحتوى والتحديثات

تتيح المنصة إعداد كل موقع مصدرًا مستقلًا، مع تحديد عمق الزحف والحد الأقصى للصفحات، واستبعاد أنماط محددة من عناوين الصفحات (URL Patterns)، مثل مسارات الأخبار والإعلانات المؤقتة. ويمكن أيضًا اشتراط مراجعة المحتوى المستخرج قبل اعتماده، وهو الإعداد الافتراضي.

ولمواكبة التغييرات، تتيح المنصة جدولة إعادة الزحف يوميًا أو أسبوعيًا أو شهريًا، مع ضبط عتبة التغيّر (Change Threshold) لكل موقع. فلا يتم إعادة معالجة الصفحات التي لم تتغير، بينما يتم معالجة الصفحات المتغيرة عندما تبلغ نسبة التغيير الحد المحدد. ويمكن خفض هذه النسبة للمصادر الحساسة، مثل صفحات القبول والتسجيل.

المعرفة اليدوية: تصحيحات محفوظة ومصادر قابلة للتحقق

تتيح المنصة إضافة المعلومات يدويًا وتعديل العناصر المستخرجة، كما تظل التصحيحات اليدوية محفوظة عند إعادة الزحف أو المعالجة، مع تنبيه فريق المؤسسة إذا تغيّر المصدر الأصلي، ليتمكن من مراجعة التصحيح. بالإضافة لذلك، يستطيع الوكيل تضمين روابط الصفحات الرسمية ذات الصلة في إجاباته، بما يتيح للمستخدم الرجوع إلى المصدر والتحقق من المعلومة.

قواعد البيانات: وصول مضبوط بالصلاحيات

تدعم المنصة الاتصال بقواعد بيانات مثل Oracle وPostgreSQL وMySQL، مع اعتماد القراءة فقط (Read-Only) افتراضيًا، وتحديد الجداول المسموح بالوصول إليها وحجب الأعمدة الحساسة. ويقترح الذكاء الصناعي العمليات المطلوبة، لكن لا تصبح متاحة للوكيل إلا بعد اعتماد المسؤول لها وتحديد الوكلاء المصرح لهم باستخدامها.

وتوفر المنصة أربعة مستويات للثقة، تبدأ بالوصول إلى المعلومات العامة، ثم التحقق من الهوية لمتابعة الطلبات، فالتحقق الإضافي للوصول إلى بيانات الطلاب الخاصة، وصولًا إلى طلب تأكيد جديد لكل إجراء تنفيذي يستلزم ذلك. ويتم ربط الاستعلامات بهوية المستخدم المتحقق منها، لا بمجرد المعلومات التي يذكرها في المحادثة، كأن يدعي مستخدم ما أنه يحمل هوية مختلفة.

أما صلاحيات الكتابة، فهي تكون معطلة بشكل افتراضي، وعند تفعيلها، تقتصر العمليات على إضافة سجلات جديدة إلى جداول تحددها المؤسسة، دون تعديل السجلات الأصلية أو حذفها. كذلك، يمكن إيقاف الكتابة على مستوى عملية أو مصدر أو المنصة بأكملها، مع تسجيل العمليات في سجل للتدقيق.

من مصادر متفرقة إلى معرفة مؤسسية منظّمة

تجمع منصة FlowzIQ بين تنوع مصادر المعرفة، ومراجعة المحتوى، ومواكبة التغييرات، والتحكم في الوصول إلى البيانات ضمن بيئة واحدة لوكلاء الذكاء الصناعي. وتوفر ضوابط مدمجة تدعم حوكمة البيانات والامتثال، مع ضرورة تهيئتها وفق سياسات المؤسسة والتزاماتها التنظيمية.

فالهدف ليس إتاحة أكبر قدر من المعلومات للوكيل، بل ضمان وصوله إلى المعرفة المناسبة، والمحافظة على تحديثها، واستخدامها ضمن الصلاحيات التي تحددها المؤسسة.